Procesbeschrijving

CLIENT / COACH PROCESBESCHRIJVING BEREFFENDE OPDRACHTEN DOOR BEDRIJVEN, GEMEENTEN OF UWV.

Diensten:

Trainen, coachen, begeleiden en motiveren.

Het traject wordt op maat gemaakt waarbij tevens gebruik gemaakt wordt van coachen met behulp van paarden of honden en persoonlijke coachingssessies.

Doelgroepen:

De doelgroep bestaat uit mensen die door onder andere ziekte, trauma’s, (geld)problemen, verslavingen verlies etc. De balans in het dagelijks leven, zicht o de toekomst verloren hebben of een grote afstand tot de arbeidsmarkt hebben gekregen. Hierbij is verwerking, herstel, activering en socialisering het voornaamste doel waarbij cliënten na afloop van het traject re-integreerbaar zijn naar werk of zelfstandige arbeid.

Aanmelding/intake:

Klanten kunnen zich individueel aanmelden of aangemeld worden door opdrachtgevers zoals hiervoor genoemd. De wijze van aanmelden is afhankelijk van de organisatie maar wordt veelal telefonisch gedaan, gevolgd door een formele aanmelding via de mail.

In alle gevallen wordt met de klant een intake gesprek gehouden door de behandelende coach. Hierin komen de volgende onderwerpen naar voren:

• Kennismaking.
• Probleemstelling en achtergrond.
• Doelstelling van het traject.
• Werkwijze toelichten, de afzonderlijke methodes zoals de training en de gesprekken.
• Wijze van communicatie met L.I.V.I.N.G.
• Privacy- en klachtenreglement, klant tekent voor ontvangst.
• Duur van het traject en de frequentie van de gesprekken.
• Locatie waar de gesprekken plaatsvinden (dit kan op kantoor in Made, bij de klant thuis of op een neutrale, nader te bepalen locatie).
• Reismogelijkheden en –kosten.
• Vervolgstappen zoals het opstellen van een offerte, toestemming van de opdrachtgever, etc.

Belangrijk aan het einde van het intakegesprek is dat zowel klant als coach zich uitspreken over de haalbaarheid van het traject, het vertrouwen in elkaar en de vervolgstappen. Hierbij kan het voorkomen dat de klant en/of coach geen mogelijkheden ziet voor het starten van een traject.

Offerte / plan van aanpak:

Voor elke klant wordt een plan van aanpak / offerte opgesteld. Deze omvat tenminste de volgende zaken:

• NAW gegevens klant.
• Probleemstelling en achtergrond.
• Doelstelling van het traject.
• Beschrijving van de in te zetten methodes en / of werkwijze door L.I.V.I.N.G.
• Geschatte duur van het traject en de frequentie van het aantal gesprekken en/of behandel momenten.
• Startdatum van het traject.
• Rapportage frequentie en momenten.
• Kosten van het traject, zo nodig uitgesplitst.
• Facturatie momenten en betalingstermijn (kan afwijken per opdrachtgever).
• Privacy- en klachtenreglement.
• Algemene voorwaarden.
• NAW gegevens L.I.V.I.N.G.
• Bankrekeningnummer, KvK nummer, etc.

Wanneer de opdrachtgever een eigen format voorschrijft om te offreren, dan wordt deze gebruikt.

Start traject:

Het traject gaat van start conform startdatum, zodra de opdrachtgever akkoord is met de offerte en dit schriftelijk of via email heeft bevestigd.

Dossier:

Over iedere klant kan een dossier (zowel op papier als digitaal) opgesteld worden. Deze worden op een dusdanige wijze bewaard dat onbevoegde personen geen toegang hebben tot deze dossiers. Hierbij geldt dat in algemene ruimtes, ofwel kantoren waar ook andere mensen werken, de dossiers achter slot en grendel liggen of opgeslagen zijn in een systeem die beveiligd is met een wachtwoord en uitsluitend bekend is bij L.I.V.I.N.G.

Zowel het elektronische als het papieren dossier wordt maximaal 10 jaar gearchiveerd (zie verder het privacy reglement).

Planning en controle:

De afspraken en / of begeleidingsmomenten worden vastgelegd in een agenda. 

Hiermee wordt overzicht verkregen in het aantal contact momenten met de klant en de frequentie. 

Rapportage:

Het rapporteren aan de opdrachtgever wordt conform de in de offerte afgesproken frequentie uitgevoerd. Hierbij wordt rekening gehouden met het privacy reglement. L.I.V.I.N.G. zal zonder toestemming van de klant nooit inhoudelijke informatie aan de opdrachtgever rapporteren. Wanneer dit uitdrukkelijk door opdrachtgever gevraagd wordt, zal hiervoor eerst schriftelijk toestemming gevraagd worden aan de klant. Ook voor minderjarige kinderen wordt de privacy goed bewaakt. De opdrachtnemer heeft wel contact met de ouders of andere hulpverlenende instanties, maar is in eerste instantie een vertrouwens persoon voor het kind. Wel heeft de opdrachtnemer een meldplicht indien er geconstateerd wordt dat dit noodzakelijk is.

Einde traject:

Het traject wordt afgesloten als de doelstellingen zijn bereikt of als de trajectduur is verstreken. 

Bij einde traject wordt een eindrapportage opgesteld voor de opdrachtgever, wordt eventueel de laatste factuur verstuurd en wordt het klantendossier gearchiveerd.

Het kan voorkomen dat een traject eerder stopt dan dat de geplande duur is verstreken en dat doelstellingen zijn gehaald. 

Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer een klant ziek wordt. In alle gevallen zal dit in overleg met opdrachtgever plaatsvinden. Hierbij worden ook afspraken gemaakt over de te betalen kosten of een eventuele restitutie van delen van de traject kosten.

Verzuim:

Wanneer een klant veel verzuim laat zien, niet of onvoldoende meewerkt of door andere redenen het traject niet doorloopt, zal dit met de opdrachtgever worden besproken. In het geval dit leidt tot een vroegtijdige beëindiging van het traject gelden de regels als hiervoor omschreven.